随着礼品市场规模越来越大，礼品企业之间的竞争也越来越激烈。中国礼品产业研究院在走访近千家礼品公司，历经近四年的调研基础之上，得出一个结论：现阶段，代购是促销礼品供应商的服务本质，而成本管控、品质管控、交期管控和资金垫付，则是做好代购服务的四项基本职能。也就是说，促销礼品供应商作为终端代购，只有将这四项基本职能都做到位，才能算是一个合格的促销礼品供应商。在此基础之上，要想有所突破、提升，则要抓紧一个关键点：产品创意设计。

职能一：成本管控

作为替客户“代购”促销礼品的供应商来说，“花小钱购好礼”，即成本管理职能是一个基本的要求。
要管控好采购成本，首先就要清楚与成本相关的要素。一般来说，产品的成本要素涉及的面有以下几个。
一是供应厂家自身的成本基数与成本控制能力。生产厂家的成本组成主要有用工成本、厂租成本、管理成本、税赋成本等。因此，促销礼品供应商应该对厂家的这几大成本组成有一个较为清晰的判断或了解，以评估其总体成本，从而估算厂家生产你所需产品的单件成本。然后在此基础之上，筛选出成本最低的那家。
二是原材料费用。原材料的价格往往直接而具体地影响到产品最终的成本管控。同样的原材料，有时会因采购方的不同、采购区域的不同等等原因而产生较大差距。因此，促销礼品供应商应该对所采购产品原材料的价格有一个较准确的掌握，以便做出更合理的判断。甚至在必要的时候，有条件的情况下，可以直接采购原材料提供给生产厂家。
三是工艺成本。好多生产厂家的工艺成本是不一样的，它涉及到厂家所在地的用电成本，厂家设备线的新与旧、先进与落后，厂家对生产设备的管理成本，具体操作者的熟练程度等等。因此，作为一个合格的促销礼品供应商，有必要不断学习，及时掌握一些产品的工艺成本。
与此同时，促销礼品供应商还应把控好自身在采购过程中产生的费用，因为这一费用的大小，将对你这单生意最后的利润率产生影响。

职能二：品质管控

客户送出去的礼品代表着客户的开象，因此客户必然会看重产品的品质。对促销礼品供应商来说，确保产品品质，不仅是对客户的责任与义务，也关系着自己能否与客户建立起更为稳固、更加广泛的合作，以及客户拓展。
在品质管控方面，最重要的是要找到一个优质的生产厂家。衡量一个工厂是否优秀，一般要看三个方面。
一是考察生产工厂的资本，包括工厂生产商品的类型、中英文名称、所在地、员工的人数、所具有的设备、业绩、能力，还要了解其以往曾代工过的企业有没有知名品牌。
二是评估工厂生产环境和能力，主要为对员工环境的评估（比如员工的学历水平、工作熟练程度等）、工厂内环境的评估、生产实绩的评估。
三是建立全面的评价基准。根据前两大类的评价项目，分别制定各个项目的分数标准和占总分数的比重。比如，以工厂注册资本、员工构成、生产成绩等，不同的考核内容给予不同的分数，并设置加减分项，最后得出一个综合分数，将综合分最高的代工厂作为优先选择的对象。
在确定生产厂家后，供应商不可选择完全信任静待交货，而应转向担任产品监督方一职，拟出详实、专业的品质基准书，要求包括检验的项目、检验的方法、判定基准、相关的备注信息，并以此作为检验标准依据；监督整个工艺流程，因为它对最终产品合格与否有着直接的影响；建立完整的产品样书，包括外箱状况、商品本体注意事项等；确保严格的验货流程（要100%由有验货资格的第三方完成），确定验货方式（抽检还是全检），并且有验货中心的详细介绍：包括验货中心名称、所在地、成立时间等内容等；填写完整的检品基准书，将产品产品的不合格数过多的厂家打上不良记录；完整填写检品报告书。惟如此，方可确保产品品质。

职能三：交期管控

为客户代购的促销礼品一般都有严格的档期要求，不能太早交付，因为客户可能极少为一个短期而集中的礼品促销活动而做礼品的仓储规划；也不能晚交付，因为那样你可能会让客户的礼品促销计划受损，甚至泡汤。这是由礼品促销活动的特点决定的。
对供应商来说，交期条款对产品总成本将产生直接或间接的影响。那么供应商该如何做好交期管控呢？
交期=行政作业时间+原料采购时间+生产制造时间+运送与物流时间+验收和检查时间+其它预留时间。
行政作业前置时间包含的时间是存在于采购与供应商之间，共同为完成采购行为所必需进行的文书及准备工作。在采购方包括了选择或开发供应商、准备采购订单、取得采购授权、签发订单等。在供应方则包括采购订单进入生产流程、确认库存、客户信用调查、生产能力分析等等。
原料采购前置时间则是供应商为了完成客户订单，也需要向自己的供应商采购必要的原材料，从而需要花费一定的时间。在订单生产型模式下，产品的生产是等收到客户订单之后才开始的。依订单生产的形态，原料的采购占总交期时间相当大的比例。另需注意的是，供应商的供应商也有处理订单的前置作业时间。[NextPage]

生产制造前置时间是供应商内部的生产线制造出订单上所定货物的生产时间。基本上包括生产线排队时间、准备时间、加工时间、不同工序等候时间以及物料的搬运时间，其中非连续性生产中，排队时间占总时间的一大半。